Anzahlungsrechnung richtig schreiben: So geht’s für Selbstständige und Einzelunternehmer

Was ist eine Anzahlungsrechnung – und wann brauchst du sie?

Eine Anzahlungsrechnung (auch Vorauszahlungsrechnung genannt) wird gestellt, bevor eine Leistung erbracht wurde – typischerweise bei größeren Projekten, bei denen du als Selbstständiger oder Einzelunternehmer in Vorleistung gehst. Sie ermöglicht dir, deine Liquidität zu sichern, bevor du Zeit und Geld investierst.

Wann ist eine Anzahlungsrechnung sinnvoll?

• Bei langfristigen Projekten mit hohen Kosten

• Bei individueller Projektarbeit mit hohem Materialeinsatz

• Zur Absicherung deiner Leistung gegenüber Neukunden

Was muss in einer Anzahlungsrechnung stehen?

Rechtlich betrachtet ist eine Anzahlungsrechnung eine ganz normale Rechnung. Deshalb müssen auch hier alle Pflichtangaben enthalten sein:

•  Bezeichnung „Anzahlungsrechnung“ im Titel
• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Steuernummer oder USt-ID
• Rechnungsdatum und -nummer
• Beschreibung der vereinbarten Leistung
• Voraussichtlicher Leistungszeitraum (oder Vermerk, dass er noch nicht feststeht)
• Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttosumme

Wichtig: Nur bei vollständigen Pflichtangaben kann dein Kunde Vorsteuer geltend machen.

Umsatzsteuer & Vorsteuer bei Anzahlungen

Auch Anzahlungen unterliegen der Umsatzsteuer. Wenn du nach dem Prinzip der Ist-Versteuerung arbeitest (was viele Einzelunternehmer tun), musst du die Umsatzsteuer erst dann abführen, wenn die Zahlung tatsächlich eingeht – nicht schon beim Schreiben der Rechnung.

Gleichzeitig gilt: Dein gewerblicher Kunde kann die Vorsteuer erst dann abziehen, wenn er die Zahlung geleistet hatund die Anzahlungsrechnung vorliegt.

Unterschied zur Abschlagsrechnung

• Anzahlungsrechnung: erfolgt vor der Leistung
• Abschlagsrechnung: erfolgt nach einer bereits erbrachten Teilleistung

Beide sind Teil größerer Rechnungsabfolgen – wie z. B. bei Projektphasen mit Teilzahlungen und Abschlussrechnung.

Vorsicht bei Skonto & Verrechnung

Bietest du Skonto auf eine Anzahlung an, muss dieser Rabatt bei der Abschlussrechnung korrekt verrechnet werden – sonst droht eine doppelte Berücksichtigung des Nachlasses. Dokumentiere Rabatte deshalb klar und rechne sie transparent gegen.

Fazit

Die Anzahlungsrechnung ist ein wertvolles Instrument für Selbstständige und Einzelunternehmer, um Projekte wirtschaftlich abzusichern. Achte auf vollständige Angaben, die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer und eine saubere Buchung – so bist du rechtlich und steuerlich auf der sicheren Seite.

Du möchtest wissen, wie du nach Projektende richtig abrechnest? Dann informiere dich hier, wie du am Projektende eine korrekte Schlussrechnung erstellst.