Fehlende Kasseninfos: Teure Folgen
Gericht bestätigt: Fehlende Kassenunterlagen sind ein schwerer Mangel
Bargeschäfte boomen, vor allem in Restaurants, Imbissen und im Einzelhandel. Doch wer viel Bargeld einnimmt, steht automatisch im Fokus der Finanzverwaltung. Ein aktueller Beschluss des Hessischen Finanzgerichts zeigt: Ohne vollständige Kassenunterlagen kann es schnell richtig unangenehm werden.
Der Fall: Burgerladen ohne Dokumentation
Ein Burger-Restaurant nutzte ein elektronisches Kassensystem, wie viele andere Gastronomiebetriebe auch. Doch bei einer Betriebsprüfung fiel auf: Wichtige Unterlagen zur Kassenprogrammierung fehlten komplett. Keine Auswertungsdaten, keine Protokolle, keine Dokumentation zu Änderungen an der Kasse.
Das Finanzamt reagierte konsequent: Es schätzte die Umsätze und Gewinne deutlich nach oben. Der Betreiber wehrte sich, ohne Erfolg. Das Gericht stellte sich klar auf die Seite des Finanzamts (Beschluss vom 26.6.2024, Az. 3 V 432/23).
Warum das so ernst ist
Elektronische Kassen lassen sich theoretisch leicht manipulieren. Umso wichtiger ist eine lückenlose Dokumentation. Nur wenn nachvollziehbar ist, wie die Kasse ursprünglich eingestellt war – und welche Änderungen später vorgenommen wurden –, kann das Finanzamt prüfen, ob wirklich alle Einnahmen korrekt erfasst wurden.
Fehlen diese sogenannten „Organisationsunterlagen“, gilt die Kassenführung als formell fehlerhaft. Und das bedeutet: Das Finanzamt darf hinzuschätzen, zum Nachteil des Steuerpflichtigen.
Täglich Z-Bons – auch bei EÜR
Ein weiteres klares Signal vom Gericht: Selbst wenn ein Betrieb seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ist die tägliche Erstellung eines Z-Bons bei Nutzung einer elektronischen Registrierkasse Pflicht.
Was das für Unternehmer bedeutet
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Organisationsunterlagen müssen vollständig sein: Dazu gehören u. a. Programmierprotokolle, Auswertungen und Stammdatenänderungen.
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Täglicher Z-Bon ist Pflicht: Auch bei einfacher Gewinnermittlung.
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Keine Unterlagen = Schätzung: Und die fällt selten zugunsten des Betriebs aus.
Unser Tipp für bargeldintensive Betriebe
Wer mit elektronischer Kasse arbeitet, sollte alle relevanten Unterlagen revisionssicher archivieren. Ob Restaurant, Imbiss oder Einzelhändler – wer hier sauber arbeitet, schützt sich vor Ärger mit dem Finanzamt.
