Schlussrechnung schreiben: Was Selbstständige beachten müssen

Was ist eine Schlussrechnung – und wann brauchst du sie?

Eine Schlussrechnung (auch: Endrechnung) stellst du immer dann, wenn ein Projekt oder eine Leistung vollständig abgeschlossen ist – etwa nach einem Bauauftrag, einer umfangreichen Dienstleistung oder einem langfristigen Projekt. Sie fasst alle bisherigen Leistungen und bereits erhaltenen Zahlungen zusammen und zeigt den noch offenen Gesamtbetrag.

Wichtig zu wissen: Im deutschen Steuerrecht ist nicht von der „Schlussrechnung“, sondern von der Endrechnung die Rede (§ 14 Abs. 5 UStG). Beide Begriffe meinen jedoch dasselbe.

Wann wird eine Schlussrechnung nötig?

Eine Schlussrechnung brauchst du in der Regel, wenn:

• du zuvor Abschlagsrechnungen oder Anzahlungsrechnungen gestellt hast

• du ein Projekt mit vereinbarten Teilzahlungen abgeschlossen hast

• du eine VOB-konforme Bauleistung abrechnest

In der Schlussrechnung werden alle bereits gestellten Teilrechnungen berücksichtigt – sie bildet damit den finanziellen Abschluss des gesamten Projekts.

Pflichtangaben in einer Schlussrechnung

Die Schlussrechnung muss alle Pflichtbestandteile einer regulären Rechnung enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden

• Steuernummer oder USt-ID

• Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum

• Beschreibung der erbrachten Leistung

• Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttosumme

Zusätzlich muss eine Schlussrechnung enthalten:

• Eine Übersicht aller bereits erhaltenen Teilzahlungen (mit Betrag und Umsatzsteuer)

• Den offenen Restbetrag, der noch zu zahlen ist

• Die dazugehörige Umsatzsteuer auf den Restbetrag

Tipp: Achte auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit, damit deine Rechnung sowohl für Kund:innen als auch fürs Finanzamt klar und prüfbar ist.

Besonderheiten bei Bauleistungen (VOB)

Wenn du Bauleistungen gemäß VOB abrechnest, gelten besondere Anforderungen:

• Alle erbrachten Leistungen müssen kumulativ aufgelistet werden

• Vorherige Abschlagsrechnungen müssen korrekt aufgeführt und verrechnet werden

• Auch der Umsatzsteueranteil der bereits gezahlten Abschläge muss einzeln ausgewiesen werden

Der Vorteil: So wird für dich und deinen Kunden jederzeit ersichtlich, wie viel bereits gezahlt wurde – und was noch offen ist.

Papier, PDF oder X-Rechnung?

Die Schlussrechnung kannst du in Papierform, als PDF oder elektronische Rechnung versenden.
⚠️ Achtung im B2B-Bereich: Seit 2025 sind E-Rechnungen für Geschäftskunden verpflichtend. Bei öffentlichen Auftraggebern gilt bereits die Pflicht zur X-Rechnung – ein strukturiertes, maschinenlesbares Format.

Fazit

Die Schlussrechnung ist der letzte Schritt in der Abrechnung eines Projekts – und besonders wichtig, wenn du zuvor Abschlags- oder Teilrechnungen gestellt hast. Achte auf eine klare Darstellung aller Zahlungen und Pflichtangaben, damit dein Kunde den Restbetrag korrekt zahlen und du steuerlich sauber abrechnen kannst.

Du möchtest wissen, wie du bereits vor Projektbeginn richtig abrechnest? Dann lies auch unseren Beitrag zur Anzahlungsrechnung für Selbstständige.