2025: Neue Grenzen für Kleinunternehmer
Die neuen Umsatzgrenzen im Überblick:
Zum 1. Januar 2025 wurde die Kleinunternehmerregelung umfassend überarbeitet. Diese Änderung bringt für kleine Betriebe und Selbstständige sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Besonders die neuen Umsatzgrenzen und die Pflicht zur Umsatzüberwachung sollten Kleinunternehmer:innen im Blick behalten, um unerwartete Wechsel zur Regelbesteuerung zu vermeiden.
- Umsatz im Vorjahr: maximal 25.000 € (netto) und
- Umsatz im aktuellen Jahr: maximal 100.000 € (netto)
Wichtig: Wird die 100.000 €-Grenze im laufenden Jahr überschritten, greift ab diesem Zeitpunkt automatisch die Regelbesteuerung. Das bedeutet: Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, bist du verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen, abzuführen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie eine Jahreserklärung abzugeben. Für alle Umsätze bis zum Erreichen dieser Grenze bleibt die Befreiung erhalten.
Praxisbeispiel: Überschreiten der Umsatzgrenze
Lena ist selbstständige Fotografin und profitiert seit Jahren von der Kleinunternehmerregelung. Das heißt: Sie stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und muss keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Ihre Kunden, überwiegend Privatpersonen, schätzen ihre transparenten Preise ohne zusätzliche Steueraufschläge.
2024 läuft ihr Geschäft ruhig: Sie erzielt 23.000 € Umsatz (netto) – unter der maßgeblichen Grenze von 25.000 € für das Vorjahr. Damit bleibt sie auch 2025 Kleinunternehmerin.
Doch 2025 boomt das Geschäft: Lena fotografiert zahlreiche Hochzeiten und erreicht im Oktober bereits einen Umsatz von 92.000 €. Ein lukrativer Großauftrag für eine Firmenveranstaltung im November bringt weitere 12.000 € ein. Damit übersteigt sie die entscheidende 100.000 €-Grenze – ihr Gesamtumsatz für das Jahr liegt nun bei 104.000 € (netto).
Und jetzt wird es spannend: Bis zu den ersten 100.000 € bleibt Lena Kleinunternehmerin. Für die Umsätze, die darüber hinausgehen – also die 4.000 € – muss sie sofort zur Regelbesteuerung wechseln. Das bedeutet konkret: Auf den Umsatz, der über die 100.000 € hinausgeht, muss sie Umsatzsteuer ausweisen (in ihrem Fall 19 %). Sie ist außerdem verpflichtet, Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben und wird Teil des regulären Umsatzsteuersystems. Gleichzeitig darf sie ab diesem Zeitpunkt auch Vorsteuer auf ihre eigenen Investitionen geltend machen, zum Beispiel für neue Kameras oder Software-Abos.
Für das Folgejahr 2026 bleibt Lena ebenfalls regelbesteuert – und zwar komplett vom ersten verdienten Euro an, selbst wenn sie 2026 nur 40.000 € Umsatz machen sollte. Ein Rückkehrrecht zur Kleinunternehmerregelung hat sie erst wieder, wenn sie im Jahr 2026 unter der Grenze von 25.000 € Umsatz bleibt. In diesem Fall könnte sie ab 2027 wieder den Kleinunternehmerstatus beantragen.
Dieses Beispiel zeigt deutlich, wie wichtig es ist, die eigene Umsatzentwicklung engmaschig im Blick zu behalten. Gerade bei starken Umsatzschwankungen – etwa durch saisonale Spitzen wie Hochzeiten oder Events – kann es schnell passieren, dass die Grenze unbemerkt überschritten wird.
Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung wirklich?
Die Entscheidung, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder auf sie verzichtest, hängt stark von deiner Zielgruppe und deinen Investitionen ab:
- Erbringst du hauptsächlich Leistungen an Privatpersonen oder Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (z. B. Ärzte oder Vermieter), verschafft dir der Kleinunternehmerstatus einen Wettbewerbsvorteil. Du kannst günstiger anbieten oder einen höheren Gewinn erzielen, weil du keine Umsatzsteuer berechnen musst.
- Erbringst du deine Leistungen überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen, bringt dir der Status wenig: Diese ziehen die Umsatzsteuer ohnehin ab, und du verlierst den Vorsteuerabzug auf deine eigenen Ausgaben.
Besonders bei hohen Investitionen (z. B. für Technik oder Ausstattung) kann der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Rechnungsstellung unter der neuen Regelung
Auch Kleinunternehmer:innen müssen ab 2025 ihre Rechnungen korrekt ausstellen. Diese müssen unter anderem enthalten:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen
- Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (z. B. „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer“)
- Name und Anschrift von Unternehmer und Kunde, Steuernummer oder Kleinunternehmer-ID, Art und Umfang der Leistung sowie das Entgelt
Wichtig: Falls du versehentlich Umsatzsteuer ausweist, bist du verpflichtet, diese ans Finanzamt abzuführen – selbst wenn du eigentlich von der Steuer befreit wärst.
Neu: Kleinunternehmerregelung jetzt auch europaweit!
Ein großer Pluspunkt: Ab 2025 kannst du die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Ländern anwenden – ohne dich dort steuerlich registrieren zu müssen. Voraussetzung ist die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt).
Grenzen hierfür:
- EU-weiter Umsatz darf 100.000 € (netto) nicht überschreiten
Sobald du diese Grenze überschreitest, endet die Befreiung automatisch, und du musst in den betroffenen Ländern zur Regelbesteuerung wechseln.
Deine nächsten Schritte:
- Überwache deine Umsätze regelmäßig, damit du nicht unbemerkt die Umsatzgrenze überschreitest.
- Überlege, ob du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest – das kann sich bei hohen Investitionen lohnen.
- Planst du Umsätze in anderen EU-Staaten? Informiere dich über das Meldeverfahren und stelle sicher, dass du die Grenzen einhältst.
Du hast Fragen oder bist unsicher, ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt? Lass dich von uns beraten – gemeinsam finden wir den besten steuerlichen Weg für dich und dein Business!
