Συγγραφή του τελικού τιμολογίου: Τι πρέπει να λάβουν υπόψη τους οι αυτοαπασχολούμενοι

Τι είναι το τελικό τιμολόγιο – και πότε το χρειάζεστε;

Εκδίδετε πάντα ένα τελικό τιμολόγιο όταν ένα έργο ή μια υπηρεσία έχει ολοκληρωθεί πλήρως – για παράδειγμα μετά από μια σύμβαση κατασκευής, μια ολοκληρωμένη υπηρεσία ή ένα μακροπρόθεσμο έργο. Συνοψίζει όλες τις προηγούμενες υπηρεσίες και τις πληρωμές που έχουν ήδη ληφθεί και δείχνει το συνολικό ποσό που εκκρεμεί.

Σημαντικό να γνωρίζετε: Το γερμανικό φορολογικό δίκαιο δεν αναφέρεται στο “τελικό τιμολόγιο”, αλλά στο τελικό τιμολόγιο (άρθρο 14 παράγραφος 5 UStG). Ωστόσο, και οι δύο όροι σημαίνουν το ίδιο πράγμα.

Πότε είναι απαραίτητο το τελικό τιμολόγιο;

Συνήθως χρειάζεστε ένα τελικό τιμολόγιο εάν:

• έχετε εκδώσει προηγουμένως τιμολόγια επί πιστώσει ή τιμολόγια προκαταβολής

• έχετε ολοκληρώσει ένα έργο με συμφωνημένες δόσεις

• τιμολογείτε μια υπηρεσία κατασκευής συμβατή με τον VOB

Το τελικό τιμολόγιο λαμβάνει υπόψη όλα τα επιμέρους τιμολόγια που έχουν ήδη εκδοθεί – αντιπροσωπεύει επομένως την οικονομική ολοκλήρωση ολόκληρου του έργου.

Υποχρεωτικές πληροφορίες σε ένα τελικό τιμολόγιο

Το τελικό τιμολόγιο πρέπει να περιέχει όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία ενός κανονικού τιμολογίου:

• Πλήρες όνομα και διεύθυνση εσάς και του πελάτη σας

• Φορολογικός αριθμός ή ΑΦΜ

• Διαδοχικός αριθμός τιμολογίου και ημερομηνία τιμολογίου

• Ημερομηνία υπηρεσίας ή περίοδος υπηρεσίας

• Περιγραφή της παρεχόμενης υπηρεσίας

• Καθαρό ποσό, φόρος επί των πωλήσεων και ακαθάριστο ποσό

Επιπλέον, πρέπει να περιλαμβάνεται τελικό τιμολόγιο:

• Επισκόπηση όλων των δόσεων που έχουν ήδη ληφθεί (με το ποσό και τον ΦΠΑ)

• Το ανεξόφλητο υπόλοιπο που πρέπει να καταβληθεί

• Ο σχετικός φόρος επί του υπολειπόμενου ποσού

Συμβουλή: Εξασφαλίστε διαφάνεια και ιχνηλασιμότητα, ώστε το τιμολόγιό σας να είναι σαφές και επαληθεύσιμο τόσο για τους πελάτες όσο και για την εφορία.

Ειδικά χαρακτηριστικά των υπηρεσιών κατασκευής (VOB)

Εάν τιμολογείτε υπηρεσίες κατασκευής σύμφωνα με το VOB, ισχύουν ειδικές απαιτήσεις:

• Όλες οι παρεχόμενες υπηρεσίες πρέπει να αναφέρονται σωρευτικά

• Τα προηγούμενα επιμέρους τιμολόγια πρέπει να αναγράφονται και να συμψηφίζονται σωστά

• Το τμήμα ΦΠΑ των δόσεων που έχουν ήδη καταβληθεί πρέπει επίσης να αναγράφεται χωριστά

Το πλεονέκτημα: εσείς και ο πελάτης σας μπορείτε ανά πάσα στιγμή να δείτε πόσα έχουν ήδη πληρωθεί – και τι εκκρεμεί ακόμη.

Χαρτί, PDF ή X-bill;

Μπορείτε να στείλετε το τελικό τιμολόγιο σε έντυπη μορφή, ως PDF ή ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο.
⚠️ Προσοχή στον τομέα B2B: Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια είναι υποχρεωτικά για τους επιχειρηματικούς πελάτες από το 2025. Για τους δημόσιους πελάτες, ισχύει ήδη η υποχρέωση χρήσης του X-τιμολογίου – ενός δομημένου, αναγνώσιμου από μηχανήματα μορφότυπου.

Συμπέρασμα

Το τελικό τιμολόγιο είναι το τελευταίο βήμα στην τιμολόγηση ενός έργου – και είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν έχετε εκδώσει προηγουμένως τμηματικά ή τμηματικά τιμολόγια. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληρωμές και τα υποχρεωτικά στοιχεία παρουσιάζονται με σαφήνεια, ώστε ο πελάτης σας να μπορεί να πληρώσει σωστά το υπόλοιπο ποσό και εσείς να τιμολογήσετε σωστά για φορολογικούς σκοπούς.

Θα θέλατε να μάθετε πώς να τιμολογείτε σωστά πριν από την έναρξη του έργου; Τότε διαβάστε το άρθρο μας σχετικά με την τιμολόγηση προκαταβολής για τους αυτοαπασχολούμενους.