Σωστή σύνταξη τιμολογίων πληρωμής: πώς να το κάνετε για τους αυτοαπασχολούμενους και τους ατομικούς επιχειρηματίες

Τι είναι το τιμολόγιο προκαταβολής – και πότε το χρειάζεστε;

Το τιμολόγιο προκαταβολής (επίσης γνωστό ως τιμολόγιο προκαταβολής) εκδίδεται πριν από την παροχή μιας υπηρεσίας – συνήθως για μεγαλύτερα έργα στα οποία καταβάλλετε προκαταβολές ως ελεύθερος επαγγελματίας ή ατομική επιχείρηση. Σας επιτρέπει να εξασφαλίσετε τη ρευστότητά σας προτού επενδύσετε χρόνο και χρήματα.

Πότε έχει νόημα ένα τιμολόγιο προκαταβολής;

• Για μακροπρόθεσμα έργα με υψηλό κόστος

• Για μεμονωμένες εργασίες έργων με υψηλή χρήση υλικών

• Για να διασφαλίσετε την απόδοσή σας για νέους πελάτες

Τι πρέπει να περιλαμβάνει το τιμολόγιο προκαταβολής;

Από νομικής άποψης, το τιμολόγιο προκαταβολής είναι ένα κανονικό τιμολόγιο. Ως εκ τούτου, όλες οι υποχρεωτικές πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται και εδώ:

• Ονομασία “Τιμολόγιο προκαταβολής” στον τίτλο
• Όνομα και διεύθυνση εσάς και του πελάτη σας
• Φορολογικός αριθμός ή ΑΦΜ
• Ημερομηνία και αριθμός τιμολογίου
• Περιγραφή της συμφωνηθείσας υπηρεσίας
• Αναμενόμενη περίοδος απόδοσης (ή σημείωση ότι δεν έχει ακόμη καθοριστεί)
• Καθαρό ποσό, ποσό ΦΠΑ και ακαθάριστο ποσό

Σημαντικό: Ο πελάτης σας μπορεί να ζητήσει φόρο εισροών μόνο εάν οι υποχρεωτικές πληροφορίες είναι πλήρεις.

Φόρος προστιθέμενης αξίας & φόρος εισροών για προκαταβολές

Οι προκαταβολές υπόκεινται επίσης σε ΦΠΑ. Εάν εργάζεστε σύμφωνα με την αρχή της πραγματικής φορολόγησης (όπως κάνουν πολλοί ατομικοί επιχειρηματίες), πρέπει να καταβάλλετε ΦΠΑ μόνο όταν η πληρωμή εισπράττεται πραγματικά – όχι όταν συντάσσεται το τιμολόγιο.

Ταυτόχρονα, ο εμπορικός σας πελάτης μπορεί να εκπέσει το φόρο εισροών μόνο όταν έχει πραγματοποιήσει την πληρωμή καιτο τιμολόγιο προκαταβολής είναι διαθέσιμο.

Διαφορά προς το μερικό τιμολόγιο

• Τιμολόγιο προκαταβολής: πριν από την υπηρεσία
• Μερικό τιμολόγιο: εκδίδεται αφού έχει ήδη παρασχεθεί μια μερική υπηρεσία

Και τα δύο αποτελούν μέρος ευρύτερων ακολουθιών τιμολογίων – όπως οι φάσεις έργου με δόσεις και τα τελικά τιμολόγια.

Προσοχή με τις εκπτώσεις & τους συμψηφισμούς

Εάν προσφέρετε έκπτωση επί της προκαταβολής, η έκπτωση αυτή πρέπει να συμψηφίζεται σωστά στο τελικό τιμολόγιο – διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος η έκπτωση να ληφθεί υπόψη δύο φορές. Επομένως, τεκμηριώστε τις εκπτώσεις με σαφήνεια και συμψηφίστε τις με διαφάνεια.

Συμπέρασμα

Το τιμολόγιο προκαταβολής είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τους αυτοαπασχολούμενους και τους ατομικούς επιχειρηματίες για την οικονομική εξασφάλιση έργων. Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία είναι πλήρη, ότι ο ΦΠΑ αναγράφεται σωστά και ότι η κράτηση είναι σωστή – ώστε να είστε ασφαλείς νομικά και φορολογικά.

Θα θέλατε να μάθετε πώς να τιμολογείτε σωστά στο τέλος ενός έργου; Τότε μάθετε εδώ πώς να δημιουργήσετε ένα σωστό τελικό τιμολόγιο στο τέλος του έργου.